Politique de confidentialité
Conformément aux dispositions de la Loi d’accès aux renseignements personnels
Louise Lavoie est responsable de la protection de tous ses dossiers clients, notamment, d’assurer la protection des renseignements personnels qu’ils contiennent.
Les dossiers des clients, qu’ils soient en format papier ou en format numérique, sont constitués d’une part, pour répondre aux obligations déontologiques que tous les conseillers et les conseillères d’orientation (CO) doivent respecter, mais aussi parce que ces informations sont nécessaires à leur travail.
Grâce à ces informations personnelles, l’évaluation en orientation pourra se faire de façon documentée, efficace, précise et complète. À ce titre, il est possible de consulter le profil de compétences des CO, sur le site de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ).
De plus, elle s’occupe de toute demande d’accès en l’autorisant ou en la refusant (conformément au consentement libre et éclairé établi au début de la prestation de service d’orientation avec son client), en accord avec les différentes lois régissant sa pratique (Code des professions, code de déontologie, Loi sur la protection des renseignements personnels, ou autre selon le cas), en répondant au demandeur et en l’assistant tout au long de la démarche, jusqu’à l’obtention de l’information demandée.
Elle s’occupe de la prévention de tout incident de confidentialité qui pourrait survenir, au meilleur de ses connaissances (code de déontologie et règlements) et en se conformant à Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (https://www.cai.gouv.qc.ca/entreprises/). Elle fait le suivi de toutes mises à jour inhérentes aux lois qui régissent sa pratique (Voir ci-haut). S’assure aussi que les plateformes utilisées sont les plus sécuritaires possibles et qu’elles conservent leurs données au Québec, au meilleur de sa connaissance en la matière.
Elle s’engage à signaler tout événement à risque pour la confidentialité (Par exemple : piratage internet, fraude, effraction du support technologique utilisé, etc..), lorsque la situation l’exige, aux personnes concernées par cet événement (les dossiers touchés par l’événement). D’autre part, en signalant l’événement à la Commission d’accès à l’information le plus rapidement possible après le constat d’un tel événement.
Les dossiers sont numériques depuis l’année 2022. Les dossiers papiers, antécédents à ce nouveau mode de conservation, qui ne sont pas numérisés, sont conservés dans un classeur sous clé. Le même accès et la même protection sont toujours assurés par les soins de la conseillère d’orientation.
La destruction des dossiers papier s’effectue après 5 années d’inactivité au dossier, donc à partir de la date du dernier service rendu. Ils sont déchiquetés entièrement par les soins de Louise Lavoie et/ou avec sa supervision.
Quant aux dossiers numériques, ils seront détruits en les supprimant du support de conservation de ceux-ci, c’est-à-dire, de la clé USB et du disque dur externe de stockage de données qui les contient (conservés sous clef dans un classeur). Les adresses courriels des clients dont les dossiers seront détruits, seront retirées de la mémoire de la messagerie professionnelle de la CO. Quant aux textos, les mêmes mesures seront prises, tant pour les messages écrits (textos) que pour l’enregistrement des numéros de cellulaires (et de téléphone) dans les contacts. Toutes traces seront donc détruites.
Autres précisions
Un ordinateur portable est utilisé, sous protection Windows Hello (reconnaissance faciale), navigateurs; Internet Explorer, Microsoft Edge et Chrome. La connexion internet est sécurisée par Avast, Internet Security et ESET Endpoint Antivirus.
Quant à la plateforme utilisée pour les consultations; Zoom Pro toutes les données sont encryptées et stockées sur un serveur canadien.
Pare-feu et protection des réseaux, aussi assurés par Sécurité Windows, Avast et ESET de même que la protection contre les virus, les menaces et les rançongiciels, avec des mises à jour constantes.